ما هو التعقيب ؟
التعقيب هو تمثيل لمعاملات الطرف الثالث ، هم محترفون يساعدون أصحاب المعاملات واحتياجاتها في متابعتها وإنهائها مع الدوائر الحكومية.
هؤلاء الممثلون قادرون على الاهتمام بالأمر دون الحاجة إلى حضور المالك، لأن طبيعة الصفقة لا تتطلب ذلك.
يضمن ذلك إتمام المعاملات في الوقت المناسب، مع ترتيب جميع الوثائق اللازمة.
تتوفر خدمة متابعة معاملات احترافية لتسهيل إنجاز المعاملات الحكومية نيابة عن المالكين.
هذه الخدمة مفيدة لمن يحتاجون إلى المساعدة في إنهاء معاملاتهم مع الدوائر الحكومية، لكن لا يمكنهم الحضور شخصياً.
تتيح هذه الخدمة للمالك أن يعهد بمعاملاته إلى محترف يمكنه التعامل مع الأوراق وغيرها من الضروريات اللازمة لإتمام المعاملة.
يمكن للمالك أن يطمئن إلى أنه سيتم التعامل مع المعاملة بكفاءة ودقة، دون الحاجة إلى الحضور شخصياً.
ما هى خدمات التعقيب ؟
تعتبر خدمة الاتصال ذات الخبرة مهمة عندما تتطلب المعاملات الانتهاء دون حضور المالك.
يعد هذا النوع من المتابعة المهنية وإنهاء المعاملات مع الدوائر الحكومية ضرورياً لضمان إكمال جميع جوانب المعاملة بشكل صحيح.
ستعمل خدمة الاتصال نيابة عن المالكين وتضمن اتخاذ جميع الخطوات اللازمة لإكمال المعاملة، بالإضافة إلى توفير أي دعم إضافي مطلوب ، هذا يضمن تلبية جميع الاحتياجات وإنجاز المعاملة بشكل صحيح.
من هو المعقب
وهو مسؤول عن فحص والتعليق على معاملات السلطة الإدارية مع مختلف مؤسسات وشركات القطاعين العام والخاص.
يقدم إشعاراً مرجعياً بحالة المعاملة وأي أوجه قصور يجب معالجتها، وفقًا لطلب الكيان المعني ، عند إبداء التعليقات يفعل ذلك بنبرة صوت واقعية ومن وجهة نظر الشخص الثالث.
مهام المعقب
إنه مسؤول عن جميع جوانب التعقيب كتسليم الرسائل والطرود إلى الوكالات الحكومية والخاصة وذات الصلة. يتضمن ذلك فرز العناصر وتوجيهها وتسليمها في الوقت المناسب ، يجب أن يحتفظ بسجلات لجميع عمليات التسليم، مع ضمان الدقة والاكتمال.
يجب أن يكون على دراية بقواعد وأنظمة الشركة فيما يتعلق بتسليم المستندات والطرود.
يجب أن يكون أيضًا على دراية بالقوانين المعمول بها فيما يتعلق بتسليم المستندات والطرود.
إنه مسؤول عن ضمان التعامل مع جميع الرسائل والطرود بعناية واحترافية، يجب عليه التأكد من أن جميع عمليات التسليم تتوافق مع معايير السلامة في جميع الأوقات.
يحتاج إلى الحفاظ على علاقات جيدة مع العملاء وكذلك الوكالات الحكومية والخاصة وذات الصلة. يجب عليه تقديم خدمة عملاء احترافية من خلال تقديم معلومات حول إجراءات التسليم، والتسعير، وأوقات الوصول، وما إلى ذلك، عند الطلب.
كما أنه يحتاج إلى توثيق أي شكاوى أو قضايا تنشأ أثناء قيامه بواجباته.
يجب عليه اتخاذ الإجراء المناسب لحل أي مشكلات بسرعة وكفاءة ومتابعة أي مشكلات قد تنشأ بعد اكتمال التسليم.
من المهم للشركات الاحتفاظ بمستنداتها وتراخيصها محدثة، تجديد المستندات والتراخيص عملية منتظمة يجب إكمالها على أساس منتظم.
لضمان تحديث المستندات والتراخيص، يجب على الشركة مراجعتها بانتظام والتأكد من تحديثها.
كما يجب على الشركة متابعة أي بريد يتعلق بوثائق أو تراخيص يتم إرسالها إلى المقر الرئيسي للشركة.
يمكن أن يساعد ذلك في ضمان الاهتمام بأي تغييرات أو تحديثات تطرأ على المستندات أو التراخيص بسرعة وكفاءة.
من خلال اتخاذ هذه الخطوات، يمكن للشركات التأكد من أن مستنداتها وتراخيصها تظل صالحة وحديثة، مما يسمح لها بمواصلة ممارسة الأعمال التجارية دون انقطاع.
مهارات المعقب
- توكله لمراجعة الدوائر الحكومية بدل عنك
- عنده لباقة في التفاوض مع الجهات المعنية
- انجاز المهام الصعبة او المستحيلة
- لديه علاقات مع الجهات الحكومية
- يقوم بتوصيل الخطابات والطرود الصادرة إلى الجهات الحكومية والخاصة و ذات العلاقة .
- تجديد كافة الوثائق والتراخيص الخاصة.
للحصول على الخدمة اضغط هنا
زور موقعنا على تويتر